Hur ofta kontaktar din skola föräldrar, och hur gör ni då?

Är det en envägskommunikation, utan något sätt att få reda på vad de har på hjärtat eller hur de känner inför de många skolfrågor som ni hanterar dag ut och dag in? Bombarderar ni dem med skolinformation utan att ha någon mekanism på plats för att mäta deras tankar och åsikter?

Faktum är att din skola förmodligen behöver dra bättre nytta av den teknik som finns runt omkring oss och som gör att du inte bara kan ge information till föräldrarna, utan också få värdefull input från dem.

Enkäter är särskilt värdefulla när man bygger upp eller förändrar skolans webbplats och annan digital kommunikation så att den blir mer effektiv när det gäller att engagera föräldrar.

Planering är det första steget i att bygga en ny webbplats, och en föräldraenkät är ett bra ställe att börja planeringen på. De är utan tvekan den viktigaste målgruppen för din webbplats, så att förstå deras problem redan i planeringsprocessen kan vara avgörande för att göra din webbplats mer effektiv.

Planering är det första steget i att bygga en ny webbplats, och föräldrar är en av de nyckelgrupper som du bör se till att undersöka när du påbörjar planeringen.

Med alla studier och mängder av bevis som visar att föräldraengagemang är lika med framgångsrika elever (dvs. framgångsrika skolor) är det hög tid att skolorna utnyttjar tekniken för att bättre förstå en av sina viktigaste intressenter.

Ett enkelt föräldraundersökningsprogram som använder e-post, en onlineundersökningstjänst eller till och med skolans webbplats och sociala medier kan förbättra föräldraengagemanget, samhällsstödet, resultaten och mycket mer – samtidigt som man sparar pengar i processen.

E-post, som enligt en nyligen genomförd undersökning av SchoolNow är den metod som föredras för kommunikation mellan skola och hem, är din skolas eller ditt distrikts bästa möjlighet att få ut en enkät till dina föräldrar.

Den mest effektiva föräldraundersökningen är lätt med hjälp av e-poststrategin som följer dessa:

1. Berätta för föräldrarna vad de får ut av det.
Var mycket tydlig med hur viktig undersökningen är och hur viktigt det är att delta. Du vill inte bara förbättra kommunikationen med föräldrarna, utan i slutändan även förbättra hela familjens utbildningserfarenhet.

E-postmeddelandet ska komma från en verklig person, inte från skolan. Du väljer själv: skolchef, rektor, kommunikationschef, vem som helst. Studier visar att människor är mycket mer benägna att svara när ett e-postmeddelande kommer från en individ snarare än en institution.

Jag rekommenderar också att du skapar ett incitament för dem att delta. Utöver en förbättrad och kontinuerlig kommunikationskanal med tvåvägsrespons kan det finnas andra motiv för att öka deltagandet i en föräldraenkät. Använd incitament som biljetter till skolevenemang, en chans att vinna en i-Pad, skolkläder etc. Alla gillar en chans att vinna något.

2. Identifiera “typen” av negativ kommentar
Eftersom alla idag är överkänsliga – och av goda skäl – mot mobbning och direkt oförskämt beteende i sociala medier, kontrolleras de mest extrema negativa kommentarerna strikt och snabbt. Om en av dina elever bestämmer sig för att ge sig på en lärare och publicerar några negativa kommentarer på skolans Facebook-sida, borde det vara uppklarat och åtgärdat på kort tid.

Å andra sidan finns det olika grader av “negativa” kommentarer, och de flesta kommer inte att vara de extrema, olämpliga.

Det är viktigt att du förstår vilken typ av kommentar du har att göra med innan du svarar på den. Kanske är skolkalendern på din webbplats trasig och behöver omedelbar uppmärksamhet, eller kanske behöver något inlägg bara förtydligas. Även här kommer den mesta negativa feedbacken du får inte från missnöjda kommentatorer.

Se planeringsguiden för skolkommunikation här.
På ett PR-symposium för skolor nyligen, där Steve Williams, medgrundare av SchoolNow, och jag deltog, presenterade vi ett program om att använda sociala medier i skolor, och frågan om negativa kommentarer kom upp. Intressant nog var den största återkommande negativa kommentaren som ett distrikt hade att brottas med varför distriktet var så snabbt att stänga skolan under hårt väder. Här är ett fall där det direkta svaret skulle vara något i stil med “säkerheten för elever och personal är högsta prioritet.” Var tydlig och transparent när det gäller dina sociala medier.

3. Arkivera och lär dig
Börja föra ett digitalt register över alla dina kommentarer. Det hjälper dig inte bara att skydda dig juridiskt, utan kan också hjälpa dig att svara konsekvent och utveckla din skolpersonal genom att göra det.

Det är en bra idé att dokumentera de kommentarer du får genom att ta en skärmdump av kommentaren i händelse av att användaren som publicerade den, eller i sällsynta fall, du, raderar kommentaren. Tinytake och Awesome Screenshot är bara ett par av de populära gratisapparna som du kan använda för att ta skärmdumpar av dina kommentarer. Awesome App finns tillgänglig som ett tillägg för alla populära webbläsare.

Obs: När det är möjligt bör du försöka behålla ett negativt inlägg (utom när det är olämpligt, förstås) och använda positiva svar för att rätta till situationen och i själva verket “begrava” den negativa kommentaren med bra kommentarer från dig själv och andra.

I vissa extrema fall kan du behöva radera en kommentar på Facebook, radera en Tweet eller ta bort ett Instagram-foto. På Facebook kan du för närvarande hantera (radera) kommentarer från andra, men du kan bara radera Tweet- och Instagram-inlägg som du själv har gjort.

Om du inte redan har gjort det kan du skapa en “missnöjd”-mapp någonstans och arkivera dina negativa kommentarer där. Använd dem som inlärningsmöjligheter för din personal. Alla i ditt distrikt som är involverade i att publicera eller hantera innehåll på sociala medier bör se eller läsa kommentarerna och spåra hur du svarade.

4. Dokumentera om en kommentar eskalerar
När en negativ kommentar hamnar på en av era sociala medier-kanaler, skolblogg eller webbplats är det viktigt att skapa ett centralt dokument som loggar den. Detta är särskilt viktigt när en situation “eskalerar” eller när du har andra som “staplar” på en negativ kommentar.

Förslagsvis görs ett enkelt kalkylarkdokument som visar följande:

• Ursprunglig kommentar
• Vem gjorde den
• Kanal där den publicerades
• Skärmdump av den ursprungliga negativa kommentaren (i händelse av att författaren eller skolan ska radera den från den offentliga kanalen)
• Meddelande om vilken skoltjänsteman som ansvarar för att svara
• Officiellt svar eller åtgärd
• Meddelande till den ursprungliga kommentatorn (online eller offline) om att problemet har löstsGenom att planera dessa steg visar du att du har insett att det finns ett problem, att det är värt att undersöka, att det faktiskt har undersökts och av vem, samt att en officiell skolreaktion har gjorts av den utsedda personen. Det är också till hjälp om dialogen på något sätt eller vid något senare tillfälle fortsätter och ytterligare hantering krävs från skolans sida. Detta spår av åtgärder hjälper alla skoltjänstemän som är involverade och/eller ansvariga på samma sida i hanteringen av negativa kommentarer.

DO’s och DON’Ts
– Hanterar negativa kommentarer på skolans sociala medier:

1. Håll koll på det.
   Sociala medier är mycket offentliga och i stort sett ett 24/7-fenomen. Det krävs noggrannhet. Kontrollera dina konton minst en gång om dagen, om inte oftare. Även på helgerna.
2. Bekräfta alla kommentarer.
   När en negativ kommentar dyker upp, bekräfta med den som publicerade den att du har tagit emot den. Var direkt. Försök att mjuka upp det. Hantera olämpliga kommentarer offline.
3. Ta tag i det direkt.
   Sätt din kommunikationsförmåga på prov genom att snabbt svara med en kortfattad, väl genomtänkt kommentar som ger en positiv bild av skolan.
4. Försök att se deras sida.
   Sätt dig in i kommentatorns situation och se till att ditt svar är av den typ som du skulle vilja få om du var i dennes skor.
5. Ignorera inte.
   Det som är värre än negativa kommentarer är att negligera eller ignorera dem. Negativa kommentarer som inte tas om hand kan få fäste och i slutändan ge en dålig bild av din skola.
6. Var inte defensiv.
   Inta inte en defensiv hållning när du svarar på en negativ kommentar.
7. Trappa inte upp.
   Dra inte ut på negativiteten i en diskussion på nätet så att hela världen kan se. Personer som tar sig tid att kommentera negativt på sociala medier kan ibland vara ute efter en strid. Var en de-eskalerare.
8. Var inte nedlåtande.
   Det är lätt att genomskåda kommentarer som ser ner på någon eller är det minsta nedlåtande.
9. Främja och välkomna kommentarer
10. Uppmuntra kommentarer. Slutligen bör diskussion och dialog vara en del av din skolas kommunikationsmål, så gör allt du kan för att uppmuntra kommentarer.

Gör klart för alla som använder dina sociala medier att du välkomnar deras kommentarer – positiva eller negativa – men att de måste vara rättvisa och följa de regler som du kan sätta upp. Genom att ha en tydlig offentlig policy för hur din skola hanterar kommentarer kan du undvika en del av de negativa kommentarerna. Skapa en kommentarspolicy, lägg upp den på skolans webbplats, blogg och länka den till alla era konton på sociala medier.

Du kan även göra din kommentarspolicy till en del av din guide för användaracceptans.

Att respektera alla, skapa ett säkert utrymme fritt från oförskämda och orättvisa kommentarer och göra det klart att kommentarer kommer att modereras kommer att räcka långt för att förhindra negativa kommentarer.

Sätt ihop en plan. Var noggrann med att bevaka alla kommentarer och ignorera dem aldrig. Svara snabbt, ta de hårda kommentarerna offline och gör ditt bästa för att vara professionell i hur du kommenterar tillbaka.

Några kommentarer?